Nachdem Sie eine Microsoft Teams Lizenz über afm bestellt haben, sollten Sie Microsoft Teams sowohl lokal auf Ihrem PC installieren und nutzen als sich auch auf dem Terminalserver (TS) in Teams einloggen.

• Datenschutz: Aufgrund unserer Datenschutzstrategie nutzen wir Teams primär als reines Videokonferenz-Tool. Um die Hoheit über unsere Kundendaten zu behalten, verzichten wir bisher bewusst auf eine vollständige Migration in die Microsoft Cloud. Die Daten verbleiben somit lokal in unserer Infrastruktur.

• Kalender-Management: Bitte erstellen Sie Einladungen zu Teams-Sitzungen direkt auf dem TS aus der Outlook-Kalenderansicht. Dadurch werden Termine korrekt in Ihrem afm-Kalender synchronisiert. Der integrierte Kalender innerhalb der Teams-App sollte ignoriert werden, da hier keine Verknüpfung zu den afm-Postfächern besteht.

• Performance-Optimierung: Bei eingehenden Einladungen empfiehlt es sich, den Link zu kopieren und im Browser Ihres lokalen PCs zu öffnen. Videokonferenzen laufen lokal deutlich stabiler und verzögerungsfreier als über den TS. Für Drittanbieter (Zoom, Webex etc.) nutzen Sie idealerweise die Browser-Sitzung auf Ihrem lokalen PC, um unnötige Software-Installationen auf Ihrem Rechner zu vermeiden.

Für den Transfer großer Datenmengen oder den Austausch mit externen Partnern nutzen wir die Nextcloud.

• Synchronisation: Dateien, die Sie lokal in den Nextcloud-Ordner schieben, stehen nach wenigen Sekunden auch auf dem TS zur Verfügung. Nach dem Transfer sollten die Daten an ihren Zielort (z. B. SMART ADMIN) verschoben und aus der Cloud gelöscht werden.

• Sicherer externer Austausch: Für Kunden oder Partner können Sie passwortgeschützte Freigabelinks erstellen. So können sowohl Sie als auch Ihre Kunden diesen Ordner zum Dateiaustausch (Upload & Download)) nutzen. Dies ist deutlich professioneller und sicherer als der Versand sensibler Daten via E-Mail-Anhang, da der Weg der Daten hierbei verschlüsselt und kontrolliert verläuft.