Wichtige Hinweise für Ihre Abwesenheitsnotiz (Do’s and Don’ts):

  • Kurz und präzise: Formulieren Sie Ihre Abwesenheitsnotiz klar und knapp.
  • Automatische Antwort: Aktivieren Sie diese nur, wenn Sie sich tatsächlich nicht im Büro befinden oder im Urlaub sind.
  • Keine Verzögerungshinweise: Verzichten Sie auf Hinweise wie „verzögerte Bearbeitung Ihres Anliegens“.
  • Keine privaten Details: Nennen Sie keine Informationen wie Urlaubsziele oder private Gründe (z. B. Krankheit) für Ihre Abwesenheit.
  • Genaue Zeitangaben: Vermeiden Sie ungenaue Formulierungen wie „Ich bin für eine Weile abwesend“ oder „Ich bin bald zurück“.
  • Vertretungsregelung: Versuchen Sie, in Ihrer Abwesenheit einen Ansprechpartner aus Ihrem Bereich zu benennen. Sollte dies nicht möglich sein, verweisen Sie in Ausnahmefällen, nach vorheriger Abstimmung, auf die Hauptverwaltung.
  • Kein Verweis auf Versicherer: Ein Verweis, dass Kunden sich direkt an den Versicherer wenden sollen, ist außer in absoluten Notfällen oder direkter Leistungsbeanspruchung, möglichst zu vermeiden.
  • Kein Hinweis auf einzelne Kundenverbindung: separate Hinweise auf einzelne Kunden (bspw. auf Firmen für die das Belegschaftsgeschäft organisiert wird) sind datenschutzrechtlich nicht zulässig.
  • Signatur hinterlegen: Achten Sie darauf, Ihre Signatur korrekt zu hinterlegen.

Beispiel Abwesenheit „Urlaub“

Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. In der Zeit vom xx.xx.2020 bis einschließlich xx.xx.2020 befinde
ich mich im Urlaub. Bitte beachten Sie, dass eine Weiterleitung Ihrer E-Mail nicht erfolgt.
In dringenden Fällen können Sie sich gerne mit Ihrem Anliegen an Herr / Frau XXX wenden: xxx@afm-gruppe.de, Telefonnummer: xx xxxxx
Ich werde Ihre Nachricht nach meiner Rückkehr beantworten.
Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen

Beispiel Abwesenheit „Eingeschränkte Büroerreichbarkeit“

Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Mein Büro ist aktuell nur eingeschränkt erreichbar. E-Mails werden regelmäßig gelesen und bearbeitet.
In dringenden Fällen können Sie sich gerne mit Ihrem Anliegen an Herr / Frau XXX wenden: xxx@afm-gruppe.de, Telefonnummer: xx xxxxx
Alternativ
In dringenden Fällen erreichen Sie mich Mobil unter XXXX.
Ich danke für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen